למה חשוב לערוך שיחת ממליצים?
שיחת ממליצים היא הדרך שלכם, כמעסיקים, לקבל מידע על המועמדים שלכם מאנשים שעבדו איתם בעבר. השיחות האלה, אם הן נערכות בצורה טובה (בהמשך נדבר על המבנה שלהן ועל שאלות שכדאי לשאול) ועם אנשים מהימנים מהצד השני, יכולות לספק לכן תובנות חשובות לגבי המועמדים - כאלה שלא תוכלו לגבש רק ממבט בקורות החיים או מהריאיון האישי.
איזה מידע תשיגו בשיחת הממליצים?
- אימות נתונים - בשיחה תוכלו לאמת, מול הממליצים, אם המידע שהמועמדים הציגו בנוגע לניסיון התעסוקתי שלהם נכון ומדויק. אפשר לוודא את תקופת העבודה, הסמכות והכשרות שהמועמדים ציינו בקורות החיים או בראיונות, פרויקטים שעבדו עליהם וכן הלאה. זה חשוב לא רק כדי לבחון את מידת ההתאמה של המועמדים למשרה, אלא גם כדי להבין אם הם אנשים אמינים שאפשר לסמוך עליהם.
- כישורים מקצועיים - שיחה עם מעסיקים קודמים יכולה לגלות לכם רבות על האיכויות המקצועיות של המועמדים, במיוחד אם יש קווי דמיון בין אותן עבודות לעבודה שהם מתמיינים אליה כעת. תוכלו להתעניין בתחומי המומחיות של המועמדים בתפקיד, בשליטה שלהם בכלים טכנולוגיים רלוונטיים, ביכולת שלהם להתמודד עם אתגרים מקצועיים, בהישגים שהגיעו אליהם או בתרומה שלהם לשיפור תהליכים בארגון.
- כישורים בין-אישיים - את העובדים שלכם אתם פוגשים ככל הנראה כמעט בכל יום - אתם רוצים שיהיה לכם נעים לעבוד מולם ושהם יתאימו לתרבות הארגונית בחברה. לכן, שיחת הממליצים היא הזדמנות מעולה ללמוד על על יחסי האנוש של המועמדים, בייחוד בנושאים של תקשורת עם קולגות ומנהלים, התמודדות עם ביקורת, ניהול קונפליקטים והסתגלות לשינויים במקום העבודה.
- סגנון עבודה - גם אם למועמדים יש את כל הכישורים המקצועיים והבין-אישיים שאתם מחפשים, יכול להיות שסגנון העבודה שלהם פשוט לא יתאים לכם. שיחת הממליצים היא המקום שלכם לבדוק איך המעסיקים או הקולגות הקודמים התרשמו מהמחויבות של המועמדים לתפקיד ומהיכולת שלהם לעבוד בצוות או באופן עצמאי, לנהל זמן ומשימות ולעמוד בדדליינים ובתקופות לחוצות ועמוסות.
- חוזקות וחולשות - בשורה התחתונה, שיחת הממליצים מאפשרת לכם לקבל תמונה טובה ומלאה יותר של המועמדים - על יתרונותיהם וחסרונותיהם. חשוב לזכור שאין (כמעט 😉) מועמדים מושלמים, אבל יכול להיות שתגלו שהחולשות של המועמדים בתפקידים קודמים לא כל כך רלוונטיות לתפקיד הנוכחי, או (וזה אפילו יותר מרשים) שהם עבדו עליהן ולמדו איך להתמודד איתן.
מתי כדאי לקיים את שיחת הממליצים?
את שיחת הממליצים מומלץ לערוך בשלבים המאוחרים של תהליך הגיוס, לאחר שכבר זיהיתם את המועמדים המובילים לתפקיד. בדרך כלל, השיחה מתקיימת אחרי שלב הראיונות ולפני קבלת ההחלטה על קבלה לתפקיד ושליחת הצעת העבודה הרשמית. אין טעם לערוך את השיחה בתחילת תהליך המיון - יכול להיות שהמועמדים בכלל לא יעברו את השלבים הראשונים, כך שזה עשוי להיות בזבוז זמן מבחינתכם.
מנהלים תהליך גיוס יעיל, מההתחלה ועד הסוף
המדריך לשיחת ממליצים אפקטיבית
פתיחת השיחה
- הצגה עצמית - מתחילים בהצגה עצמית קצרה וברורה - מי אתם, מה תפקידכם בארגון, למה אתם פונים אליהם ואיך אתם קשורים לתהליך הגיוס.
- הסבר על מטרת השיחה - מסבירים לממליצים שמטרת השיחה היא לקבל חוות כנה על התפקוד של המועמדים בעבודות קודמות כדי לקבל החלטה מושכלת בנוגע לקבלתם לתפקיד.
- יצירת אווירה נינוחה - חשוב לשדר סבלנות ופתיחות בשיחה, אולי אפילו לתת מילה לטובה לממליצים על זה שהם מפנים זמן לשיחה. הרעיון הוא להכשיר את הקרקע לשיחה נעימה וכנה.
מהלך השיחה
- שאלות כלליות - את השלב היותר אינפורמטיבי של השיחה כדאי לפתוח בשאלות כלליות שיעזרו לכם להבין את הקשר בין הממליצים למועמדים, למשל "כמה זמן עבדתם יחד?" ו"הייתם קולגות או שזה היה קשר של עובד-מעביד?".
- שאלות בתחום המקצועי - אחרי שביססתם את הקשר בין השניים, אפשר לעבור לשאלות מוכוונות מקצועית, שמתייחסות לכישורים המקצועיים של המועמדים, לביצועים שלהם בתפקיד ולהישגים מיוחדים שאולי הגיעו אליהם. דוגמה לשאלה שיכולה להיות רלוונטית - "איך המועמד התמודד עם לחצים ודדליינים?".
- שאלות בתחום הבין-אישי - שאלות אלו נועדו לבדוק אם המועמדים יכולים להשתלב בקלות בסביבת העבודה ובתרבות הארגונית, ולהבין יותר טוב איך הם עובדים עם גורמים שונים בארגון. בתחום הזה אפשר לשאול למשל "איך המועמדת משתלבת בעבודת צוות?" או "איך היא מגיבה לביקורת?".
סיכום השיחה
- חוות דעת כללית - לפני שמסיימים, כדאי לבקש מהממליצים לחלוק את ההתרשמות הכללית שלהם מהמועמדים. זה הזמן לשאול אם יש משהו נוסף שהם חושבים שכדאי לכם לדעת כדי להכיר אותם טוב יותר.
- הבעת תודה - בסיום השיחה, חשוב להודות לממליצים על הזמן שהקדישו ועל המידע ששיתפו. אפשר להזכיר שוב שהתשובות שלהם עוזרות לכם לקבל תמונה ברורה יותר על המועמדים ולהגיע להחלטה נכונה ומדויקת.
שאלות לדוגמא לשיחת ממליצים, לפי נושאים
- מה היה התפקיד של המועמד אצלכם?
- האם התפקיד שלו השתנה או התפתח בזמן שעבד אצלכם?
- אילו תחומי אחריות היו למועמדת במסגרת התפקיד?
- האם המועמדת נדרשה לעמוד ביעדים או מדדים כלשהם במסגרת התפקיד?
- האם היו בתפקיד אלמנטים של ניהול?
- האם המועמד עמד בציפיות שהיו ממנו בתפקיד?
- היו תחומים שבהם הוא הצטיין במיוחד?
- איך המועמדת התמודדה עם משימות טכניות מורכבות?
- תוכלי לספר על מקרה שבו היא פתרה בעיה משמעותית או לקחה אחריות על פרויקט מאתגר?
- איך המועמד התמודד עם דדליינים ועם עומס עבודה גבוה?
- האם הוא ידע לנהל זמן בצורה יעילה ולשמור על סדרי עדיפויות?
- האם המועמד הסתדר עם קולגות ומנהלים?
- איך הוא התמודד עם ביקורת או משוב?
- האם היו סיטואציות שבהן המועמדת התקשתה ביחסי העבודה? אם כן, איך היא טיפלה בזה?
- איך המועמדת התנהלה במקרים של חילוקי דעות בתוך הצוות?
- האם המועמד עבד בצורה עצמאית, או שהיה צריך לעקוב מקרוב אחרי עבודתו?
- איך המועמד התמודד עם למידה של טכנולוגיות חדשות או תחומים לא מוכרים?
- האם הוא היה פתוח לשינויים בארגון או נרתע מהם?
- תוכל לספר על מקרה שבו המועמדת נדרשה ללמוד משהו חדש ולהטמיע אותו בעבודה?
- האם היא השתפרה לאורך זמן בתחומי האחריות של התפקיד?
- האם היא יזמה בעצמה שינויים כדי לשפר תהליכים וביצועים?
- מה לדעתך החוזקות הבולטות ביותר של המועמדת?
- מהם התחומים שבהם היא, לדעתך, יכולה להשתפר?
- איך המועמד תרם להצלחת הפרויקטים והאם היו תוצאות מדידות לתרומתו?
- מהן ההצלחות הבולטות שלו אצלכם?
- האם היית שוקל להעסיק אותו שוב? אם לא, מדוע?
- מהו האתגר המרכזי שאתה רואה למועמד בתפקיד שהוא מתראיין אליו כעת?
- יש משהו נוסף שכדאי לנו לדעת על המועמדת לפי קבלת ההחלטה?
אז למה כדאי לקחת את שיחת הממליצים בעירבון מוגבל?
שיחת הממליצים היא חלק ממערך השיקולים שלכם לבחינת התאמת המועמדים לתפקיד – לצד מבחני מיון, ניסיון תעסוקתי והתרשמות אישית. כדאי להיזהר ולא לתת יותר מדי משקל לשיחת הממליצים, בעיקר מהסיבות הבאות:
- חוסר אובייקטיביות של הממליצים - המועמדים נתנו לכם שמות של ממליצים? סביר להניח שהם בחרו באנשים שהם יודעים שמעריכים אותם, ולא בכאלה שייתנו חוות דעת ביקורתית. זה לא אומר שהממליצים לא אומרים אמת, אבל לרוב הם יעדיפו להציג את המועמדים באור חיובי ופחות להתמקד באתגרים או במורכבויות.
- נקמה או דעה אישית שלילית - ומהצד השני, יכול להיות שתגיעו לממליצים שייתנו לכם חוות דעת שלילית על המועמד או המועמדת, רק משום שברמה האישית הם לא ממש חיבבו אותם או שהייתה ביניהם איזושהי מחלוקת. במצבים כאלה, חוות הדעת עשויה לשקף יותר רגשות אישיים מאשר הערכה מקצועית אמיתית של המועמדים.
- ממליצים לא מקצועיים - לפעמים מגיעים לממליצים שלא היו מנהלים או קולגות של המועמדים. יכול להיות שאלו אנשים שלמועמדים היו קשרים אישיים איתם, או פשוט בכאלה שעבדו באותה חברה אבל לא היו להם יחסי עבודה ישירים איתם. אלו, ככל הנראה, אנשים שלא מכירים לעומק את העבודה של המועמדים ולכן גם לא יכולים לספק לכם חוות דעת מקצועית עליהם.
- חוסר רלוונטיות לתפקיד המיועד - גם אם מדובר בממליצים הכי כנים ואמינים שיש, התפקוד של המועמדים במקום העבודה הקודם לא תמיד מנבא את ההצלחה שלהם במקום החדש. מה שעבד טוב (או פחות טוב) בסביבת העבודה הקודמת, לא בהכרח יתאים לארגון אחר - לאווירה, לאנשים, לתנאים וכמובן לאופי התפקיד.
גם זה יכול לעניין אתכם:
בחירת מערכת גיוס שנכונה לכם | שילוב AI בתהליך הגיוס | שאלות מומלצות לראיונות עבודה
שאלות נפוצות על שיחת ממליצים
האורך של שיחת הממליצים נע בדרך כלל בטווח של 30-10 דקות, ומושפיע ממורכבות התפקיד וממידת המעורבות של הממליצים בעבודה של המועמדים.
השיטה הקלאסית להגיע לממליצים היא פשוט לבקש מהמועמדים רשימה של ממליצים (כולל פרטי קשר) ולפנות אליהם. אפשרות נוספת היא להגיע לממליצים דרך רשתות חברתיות מקצועיות כמו לינקדאין, או מתוך היכרות אישית עם אנשים בחברות הקודמות שהמועמדים עבדו בהן. היתרון בפנייה בדרכים האלה הוא שככל הנראה תקבלו נקודות מבט אובייקטיביות יותר מאשר אלו שסיפקו הממליצים הישירים של המועמדים. כך או כך, המועמדים צריכים לאשר לכם לפנות למעסיקים, כי אחרת זה עלול להיתפס כהפרה של הפרטיות שלהם.
קודם כול, חשוב לתאם מראש זמן לשיחה, כדי שהממליצים יוכלו להתפנות ולדבר בנחת. בנוסף, כדאי לשלוח לממליצים מידע על התפקיד שהמועמדים מתמיינים אליו (זה יכול להיות, למשל, מודעת הדרושים של המשרה) כדי שיוכלו להתאים את חוות דעתם למה שנדרש בתפקיד.
הממליצים המתאימים הם אנשים שעבדו בצמוד למועמדים ויכולים לספק חוות דעת מבוססת על ביצועיו המקצועיים בתפקיד. לרוב מדובר במנהלים ישירים, אבל לעיתים הממליצים הם גם קולגות בכירות או לקוחות משמעותיים שמכירים את העבודה של המועמדים מקרוב.
שיחת הממליצים היא לא חובה, אבל היא בהחלט מומלצת - בעיקר במשרות בכירות ובתפקידים קריטיים, שבהם חשוב לאסוף כמה שיותר מידע כדי לקבל החלטה מושכלת בנוגע לתפקיד. לעומת זאת, במשרות זוטרות או במקרים שבהם המועמדים עברו תהליך הערכה מקיף, היא לא תמיד נחוצה.
כדי להסתמך על שיקול דעתם המקצועי של הממליצים, חשוב לוודא שהם היו מעורבים ישירות בעבודה של המועמדים - כלומר שמדובר במנהלים ישירים או בקולגות שעבדו לצידם באופן צמוד. לצורך כך, מומלץ לשאול שאלות ממוקדות על התנהלות המועמדים בעבודה, ולחפש תשובות כנות ומאוזנות שמתייחסות גם לחוזקות וגם לחולשות. אם יש לכם כמה ממליצים (וזמן לשוחח איתם!), כדאי להשוות בין התשובות שלהם כדי לוודא שהמידע שנתנו עקבי ומשקף תמונה אמינה.
אם הממליצים מתקשים לספק תשובות מפורטות, אתם יכולים לנסות לכוון אותם עם שאלות ספציפיות יותר - כמו "תוכל לספר על פרויקט שהמועמדת הובילה בהצלחה?" או "יש לך דוגמה לאתגר שהמועמד התמודד איתו?". אם התשובות נשארות כלליות, זה עשוי להצביע על חוסר היכרות מספקת עם המועמדים. במקרה כזה, אפשר לשקול לפנות לממליצים אחרים או להסתמך יותר על חלקים אחרים בתהליך המיון.
השאירו פרטים או התקשרו: 03-5377361
למעלה