איך לבחור את מערכת הגיוס הנכונה לארגון שלכם?

דרושה: מערכת גיוס עובדים

מערכות הגיוס הן כבר כלי שגרתי ומוכר, והשוק מציע אין-ספור אפשרויות לבחור מהן. במבט ראשון, נראה שאין הרבה שוני בין המערכות השונות, אבל בפועל הן נבדלות זו מזו כמעט בכל התחומים - כל מערכת מציעה פיצ'רים שונים ושמה דגש על חלקים שונים בתהליך הגיוס ואיתור המועמדים. יש מערכות שמסוגלות להתאים את עצמן לתהליך הגיוס שלכם, ומנגד, אחרות מכתיבות את תהליך הגיוס בעצמן. יש מערכות יקרות ומורכבות, ולצידן מערכות פשוטות, קלות לתפעול ונוחות לכל כיס. בסופו של דבר אתם - המעסיקים והמגייסים - מכירים את צורכי הארגון שלכם טוב יותר מכל אחד אחר, ואנחנו פה כדי לעזור לכם לבחור את מערכת הגיוס שתתאים לכם - לשם כך, ריכזנו כאן כמה נקודות שכדאי לבדוק ושאלות ששווה לשאול בדרך למציאת מערכת הגיוס שמתאימה לכם.

אם אתם לא יודעים בשביל מה צריך מערכת גיוס ואיך היא תוכל לשפר את הגיוסים שלכם, כדאי שתתחילו כאן

אוטומציה

מערכות גיוס נועדו לחסוך לנו זמן ולסייע לנו להגיע אל המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד שאנחנו מבקשים לאייש. כדי לעשות זאת הן משתמשות ברמות שונות של אוטומציה, בשלבים שאינם מחייבים מעורבות שלנו, המגייסים, או בכאלו שבהן המערכת יכולה לעשות עבודה טובה יותר מאיתנו, בזמן קצר יותר.

נוסף על הפיצ'ר הזה, בחלק מהמערכות תוכלו להגדיר שליחה אוטומטית של תזכורות ועדכונים לכל הנוגעים בדבר (מועמדים, מנהלים, מגייסים וכו'), וגם לראות בכל עת דירוג של המועמדים, שמשתקלל בהתאם לנתונים שלהם ולביצועים שלהם במבחני המיון השונים. בעזרת הכלים האלה, תוכלו להגיע למועמדים הטובים ביותר לפני שהם סוגרים במקום אחר :)

אינטגרציית נתונים (או: ATS Integrations)

תהליך גיוס הוא תהליך מורכב - זה מתחיל בפרסום המודעה בפלטפורמות שונות; ממשיך במעבר על קורות החיים של המועמדים וסינון שלהם; במקרים רבים המועמדים נדרשים לעבור מבחנים מקצועיים ואחרים; ויש גם ריאיון (אחד לפחות!) שצריך לתאם. כלומר, מדובר בהרבה מאוד שלבים, פעולות ונתונים, שצריך לסנכרן ביניהם. וכאן מערכת הגיוס יכולה לעזור לנו ובגדול, בזכות היכולת שלה לעשות אינטגרציית נתונים.

אז איך זה עובד? מערכת הגיוס מסוגלת להתממשק לאפליקציות, לתוכנות ולאתרים שונים ולהביא לכך שכל הפעולות שנוגעות לתהליך הגיוס יבוצעו ויתועדו במקום אחד. כך למשל, יוצרות מערכות הגיוס ממשק עם אתרי דרושים שונים ועם רשתות חברתיות לצורך פרסום משרות ומעקב אחר הגשת מועמדויות; מערכות גיוס מסוימות מתממשקות גם למערכות של מבחני מיון והערכה (לדוגמה מבחנים פסיכוטכניים, מבחני אישיות, מבחנים מקצועיים) ושולפות משם את הנתונים הרלוונטיים על הביצועים של המועמדים; וכמובן, כמעט כל המערכות יודעות להתממשק ללו"ז של המגייסים, המנהלים וגם של המועמדים.

מבחינכתם זה אומר שאתם כבר לא צריכים לפשפש בתיקיות, במייל ובקובצי אקסל שונים כדי לבדוק נתון כלשהו לגבי מועמד או כדי לשלוח לו מייל - במערכת הגיוס תמצאו את כל הנתונים שנאספו בתהליך, ממש מרגע ההגשה של קורות החיים, ותוכלו, בכמה קליקים, להשלים את הפעולה שרציתם לעשות.

תצוגת הנתונים (או: הדשבורד)

הדשבורד הוא לוח הבקרה של מערכת הגיוס, והוא מאפשר לכם לעקוב אחר תהליכי הגיוס שמתנהלים בחברה שלהם, ולהבין - גם במבט מהיר - איפה הם עומדים בכל רגע נתון. לרוב, הדשבורד מציג את השלבים שכל מועמד ומועמדת עברו, ההישגים והציונים שלהם וכן את הדירוג הכללי שלהם, על פי הפרמטרים שהצבתם ובהשוואה למועמדים האחרים. דרך הדשבורד אפשר בדרך כלל גם לגשת לחוות הדעת השונות שנכתבו על המועמדים לאורך התהליך. 

לדשבורד חשופים כל בעלי התפקידים שהוגדרו כחלק מהתהליך, כדי שיוכלו להתרשם מההישגים של המועמדים עד כה בתהליך, וכן להשלים את החלק שלהם בפאזל של תהליך הגיוס (למשל לכתוב חוות דעת לאחר ריאיון). כך נוצר תהליך גיוס שמתנהל בשקיפות ובענייניות, ובסופו למקבלי ההחלטות יש את כל המידע והנתונים הדרושים כדי להגיע להחלטות הטובות ביותר עבור החברה.

דוגמה לדשבורד של מערכת AI Recruitment: 

דוחות וניתוחים אנליטיים

מערכת גיוס טובה תאפשר לכם להפיק בקלות דוחות ונתונים סטטיסטיים על תהליכי הגיוס אצלכם בחברה, לדוגמה - מאיזה מקור מגיעים רוב המועמדים המובילים, באילו שלבים נופלים המועמדים הרבים ביותר, מה שיעור הנטישה של המועמדים בתהליך, כמה זמן לוקח לאייש משרות מסוגים שונים ואפילו מה העלות המוערכת של תהליכי הגיוס עבור החברה. באמצעות הדוחות, תלמדו מה עובד טוב בתהליכי הגיוס שלכם ומה דורש שיפור, ותוכלו לעדכן אותו כך שיהיה אופטימלי ומותאם לצרכים ולמשאבים שלכם.

פיצ'רים ייחודיים

כמו שכבר הזכרנו, מערכות הגיוס כיום מציעות מגוון פיצ'רים חכמים שמייעלים את עבודת המגייסים ומשפרים את חווית המיונים של המועמדים. נוסף על הפיצ'רים שציינו - כמו סורק קורות החיים ודירוג המועמדים - יש עוד כמה ששווה להכיר:

• מבחני מיון מובנים - חלק מהמערכות בשוק מציעות סטים של מבחני מיון להערכת המיומנויות הקוגניטיביות והאישיותית של המועמדים. המבחנים נשלחים למועמדים בשלב שהוגדר במערכת, ולאחר מכן (כשהמועמדים משלימים אותם) הם מנותחים ומקבלים ציונים על ידי המערכת. הציונים שקיבלו נכנסים לדירוג המשוקלל של המועמדים, ואתם מקבלים עוד הצצה לאופן שבו המועמדים שלכם חושבים ומתנהלים.

• צ'אטבוט - כלי נוסף שמאפיין חלק ממערכות הגיוס. הצ'אטבוט נותן למועמדים כתובת שהם יכולים לפנות אליה בכל שאלה ובכל שעה ולקבל מענה מיידי, ומפחית את העומס על המגייסים. לעיתים משתמשים בצ'אטבוט גם כדי לתאם ראיונות וכדי לנהל תקשורת ראשונית עם המועמדים ולאסוף עליהם את המידע הרלוונטי.

ידידותיות למשתמשים

נוחות השימוש היא אלמנט שחשוב לא רק כשמדובר על תצוגת הנתונים בדשבורד, אלא במערכת כולה. מומלץ להתנסות בשימוש במערכת הגיוס טרם הרכישה, ולבדוק אם השימוש בה אינטואיטיבי וברור לכם. אתם יכולים לבדוק, למשל, כמה פעולות דרושות כדי לפרסם משרה, איך שולחים זימון לריאיון דרך המערכת או איפה נמצאים הפרטים והמסמכים של כל מועמד ומועמדת. ההתנסות נועדה להמחיש לכל לקוח כיצד מתפקדת המערכת בהתחשב במאפייני הגיוס הרלוונטיים לו - פרסום משרות בפלטפורמות מסוימות, הצגה של פרטי המועמדים, שליחת שאלונים, סריקת קורות חיים ועוד.

אבטחת מידע

מערכת הגיוס אוספת מידע רגיש, גם מבחינת החברה ועובדיה וגם מבחינת המועמדים שמעורבים בתהליכי הגיוס. כדי למנוע פרצות נתונים או זליגת מידע, חשוב לבדוק באילו תקנות אבטחת המידע עומדת המערכת - האם המידע בה מוצפן, איך המידע מגובה ונשמר, מהם תנאי השימוש ומדיניות הפרטיות של המערכת וכן הלאה.

שפה והרשאות

בדקו את הגדרות מערכת הגיוס הפוטנציאלית וכן באילו שפות היא תומכת. חשוב לוודא שהמערכת נותנת מענה לכל השותפים לתהליך הגיוס ולמועמדים שמנהלים אינטראקציה עם המערכת (למשל במבחנים ובשאלונים שהם מתבקשים למלא). כדאי לבחון גם את הנושא של ההרשאות, ובעיקר להבין איך מגדירים למי תהיה גישה למערכת, האם אפשר לשלוט על הנתונים שכל עובד ועובדת חשופים אליהם ומהו היקף הפעולות שהם מורשים לעשות במערכת (פתיחת משרות ומחיקתן, פנייה למועמדים ועוד).

קסטומיזציה

קסטמוזיציה היא היכולת לערוך התאמות במוצר לפי הצרכים וההעדפות של הלקוח, ובמקרה הזה - שלכם. במערכות מיון אין "one size fits all", כך שאתם צריכים שתהיה לכם אפשרות להשפיע, למשל, על התוכנות שהמערכת מתממשקת אליהן, על מבחני המיון שנשלחים למועמדים ואפילו על האופן שבו הנתונים מוצגים בדשבורד. בלי גמישות של המערכת, גם הפיצ'רים המתקדמים ביותר לא בהכרח יתרמו לייעול תהליך הגיוס שלכם. 

תמיכה טכנית

לא משנה עד כמה מערכת הגיוס שאתם מכוונים אליה חדשנית ומשוכללת - חשוב שיהיה לכם איש או אשת קשר שתוכלו לפנות אליהם במקרה של תקלה טכנית במערכת או אם פשוט יש לכם שאלה בנוגע לתפעול שלה. צ'אטבוטים ו-FAQ זה מעולה - אבל בסוף, צריך גם דרך ליצור קשר עם אדם שישמח לעזור לכם.

המחיר

לא שכחנו את עניין המחיר, אבל האמת היא שבנושא הזה לא נוכל לתת לכם כלל אצבע כלשהו. טווח המחירים של מערכות גיוס כיום הוא מאוד רחב, ונע בין עשרות ומאות דולרים בחודש בחברות קטנות ובינוניות, לאלפי דולרים בחברות היותר גדולות. יש הרבה משתנים שנכנסים לשקלול של המחיר - מספר המשרות שאפשר לפתוח, מספר רישיונות השימוש, הפיצ'רים הזמינים במערכת, יכולות האינטגרציה שלה ועוד. אז אומנם לא נוכל לסמן את טווח המחירים שרלוונטי בדיוק עבורכם, אבל אנחנו מקווים שבעזרת הרשימה שהבאנו כאן תדעו להצביע יותר טוב על הצרכים שלכם ולעשות את הבחירה הנכונה בשבילכם.

בינה מלאכותית 

כיום, בינה מלאכותית משולבת במערכות גיוס רבות, ומסייעת בשלבים שונים של תהליך הגיוס: החל באיתור קורות החיים המתאימים ביותר למשרה ובחינת מידת ההתאמה האישיותית של המועמדים לתפקיד וכלה בניתוח הראיונות שלהם. יכולות אלו מסייעות לקצר את תהליך הגיוס, לצמצם את ההתעסקות שלכם במשימות אדמיניסטרטיביות ולהגיע לתוצאות טובות יותר, בזכות נטרול ההטיות האנושיות.

רוצים לדעת עוד על שילוב בינה מלאכותית בתהליך הגיוס? לחצו כאן

 אז מה מציעה מערכת הגיוס של מכון נועם לתהליך הגיוס שלכם?

אז עכשיו, אחרי שקיבלתם מושג בנוגע לכל מה שחשוב לבדוק כדי לדעת אם מערכת גיוס כלשהי מתאימה לצרכים של הארגון שלכם, זה הזמן לבחון את ההתאמה של AI Recruitment - מערכת הגיוס מבית מכון נועם, לתהליך הגיוס שלכם. שימו לב:

• מגיעים ראשונים למועמדים הטובים ביותר - צופים בכל נתוני הגיוס בצורה ברורה ויודעים בדיוק מי הם המועמדים המובילים והמתאימים ביותר, עוד לפני שיחת הטלפון הראשונה.
• מנהלים את כל תהליכי הגיוס בארגון במקום אחד - מפרסמים את המשרות בפלטרפורמות הרלוונטיות בלחיצת כפתור אחת, ומקבלים תמונת מצב עדכנית של כל תהליכי הגיוס בארגון באמצעות הדשבורד - כל בעלי התפקידים בארגון, מגייסים, מנהלי מחלקות וראשי צוותים חשופים לפרטי המועמדים, לתוצאות המבחנים, לחוות הדעת ולהמלצות, ומוזמנים להוסיף את ההתרשמות שלהם ולעקוב אחר התקדמות התהליך בזמן אמת. 
• משדרגים את חוויית הגיוס עבור המועמדים - יוצרים חוויית מיון משודרגת עבור המועמדים ועבורכם, המגייסים: הם זוכים לשקיפות מלאה בנוגע למקומם בתהליך הגיוס, אתם מצמצמים משמעותית את הסיכוי לפספס מועמד מוביל או להניח לו ליפול בין הכיסאות, והארגון שלכם זוכה להפוך את תהליך הגיוס לכרטיס הביקור החדש שלו - מסודר, נעים ומזמין. 
• לוקחים את תהליך הגיוס צעד אחד קדימה - בוחרים אילו פיצ׳רים לשלב בתהליך הגיוס שלכם: אוטומציה של שלבי מיון, סריקת קורות חיים מבוססת AI, בחינת מועמדים במבחנים קוגניטיביים מותאמים אישית ודירוג מועמדים מובילים, ומגיעים לתוצאות טובות יותר ובפחות זמן. 

לפרטים נוספים