תשובה שלילית למועמדים - כללים והנחיות
המועמדים שלכם מחכים לשמוע מכם, לחיוב או לשלילה - והחוק עומד לצידם. לפי החוק, עליכם לשלוח מכתב דחייה למועמדים שלא התקבלו למשרה שהתמיינו אליה. המכתב מספק הבהרה ברורה על סיום תהליך המיון בין הצדדים בצורה מכבדת ועניינית, והוא צריך להימסר בכתב/במייל/בסמס תוך 14 יום מאיוש המשרה.
חובה עליכם לתת תשובה שלילית למועמדים לעבודה - אלא אם...
המקרים היחידים שעליהם לא חל החוק לשלוח מכתב דחייה רשמי הם משרות שתקופת העבודה שלהן היא עד 30 ימים, עבודה בתחום המסעדנות או במקרה שהמקום מעסיק עד 25 עובדים בלבד.
זה לא רק החוק - זה גם אינטרס שלכם
אז נכון שהחוק מחייב אתכם לתת הודעה רשמית למועמדים שלא התקבלו, אז על פניו החוק מהווה סיבה מספיק טובה. אך למסירות ההודעה יש חשיבות שהיא מעבר לחובה החוקית, והיא משרתת גם אתכם ואת מקום העבודה.
למה חשוב לתת תשובה שלילית למועמדים?
מוניטין טוב - תקשורת פתוחה ומכבדת מצידכם תשאיר בקרב המועמדים רושם חיובי על מקום העבודה. מוניטין טוב יחזק את המיתוג החיובי של העסק שלכם וגם יכול לעודד מועמדות ומועמדים נוספים לחפש אצלכם עבודה, אחרי שישמעו מאחרים שתהליך הגיוס היה מכבד ומקצועי.
יחסים טובים - אין לדעת מתי ואיך תפגשו שוב את המועמדים שלא קיבלתם. אתם יכולים לפגוש אותם שוב בעתיד בתור לקוחות פוטנציאליים, מועמדים למשרות אחרות ואפילו כשותפים עסקיים. תשובה שלילית רשמית עם מכתב דחייה מכבד תשאיר פתח חיובי להמשך יחסי עבודה בעתיד.
שקיפות והוגנות - גם אם החיפושים שלכם תמו ואתם יכולים לחוש הקלה - שאר המועמדים עדיין נמצאים בציפייה ואי ודאות. חוסר תגובה מצידכם יכול להתפרש כזלזול וחוסר רצינות, שמבחינתם מעיד על התנהלות החברה כולה ועל ערכיה. תשובה שלילית מקצועית היא ביטוי ליחס הוגן כלפי כל אחד מהמועמדים.
גלו איך מערכת מיון AI יכולה לעזור לכם למצוא את המועמדים הטובים ביותר
להגיד "לא" בדרך הנכונה: עקרונות לניסוח תשובה שלילית
תשובה שלילית למועמדים צריכה להיות קצרה וקולעת - מכתב של חצי עמוד לכל היותר. אז אומנם עליכם לנסח רק כמה שורות בודדות, אבל אתם צריכים לוודא שיש בהן את כל המידע שצריך להכיל מכתב דחייה רשמי. סיכמנו לכם כאן את כל העקרונות החשובים, כדי שתוכלו לנסח מכתב כזה בקלות בעצמכם.
- נושא המכתב - כבר מהכותרת הנמענים שלכם צריכים להבין במה מדובר, למשל "עדכון בנוגע למשרה..." או "תודה על הגשת מועמדותך למשרה...".
- פנייה אישית - ציינו בתחילת המכתב את שם המועמד או המועמדת. גם כדי לתת נימה אישית יותר להודעה, וגם כדי שיהיה ברור שלא נפלה טעות ושההודעה אכן מיועדת אליהם.
- הבעת תודה - התחילו את המכתב במילות הערכה ותודה על כך שהמועמדים התעניינו במשרה והשקיעו מזמנם בתהליך הגיוס אליה. כמו שאתם משקיעים זמן בחיפוש אחר מועמדים מתאימים, גם המועמדים משקיעים מזמנם בחיפוש אחר המשרה המתאימה להם, בהגעה לריאיון ובשאר מבחני המיון שבדרך.
- מסירת ההחלטה - הבהירו בצורה ברורה כי תהליך המיון הסתיים עבור אותם מועמדים. אל תשאירו מקום לספק עם ניסוח מתחמק, שמנסה להיות נחמד אבל בעצם מעביר מסר לא חד משמעי. השתמשו בהסבר כללי יחסית (למשל "החלטנו להמשיך עם מועמד/ת אחר/ת") והימנעו מירידה לפרטים או מהעברת ביקורת.
- מילות הערכה - אף פעם לא נעים לקבל תשובה שלילית לאחר ראיון עבודה או כל מיון שהוא, אז כדי לרכך את ההודעה כדאי להוסיף כמה מילים טובות על ההתרשמות שלכם מהמועמדים. כן, גם אם מדובר במועמד שלא ממש חיבבתם. תשובה שלילית מכבדת היא גם האינטרס שלכם, זוכרים? :)
- אופציונלי: פתח להמשך - אם באמת התרשמתם מהמועמדים, תוכלו להוסיף עידוד להגשת מועמדות עתידית. שימו לב שאתם מנסחים זאת בצורה שאינה מתחייבת מדי, למשל לא כדאי לכתוב "אנו שומרים את הפרטים שלך אצלנו כדי ליצור איתך קשר בעתיד". למה? ראשית, אם לא קיבלתם את האישור לכך, אתם לא רשאים לשמור את פרטי המועמדים שלכם; ושנית, מהמשפט משתמע שאתם תיצרו קשר בהמשך, מה שעלול ליצור רושם מוטעה ולייצר תקוות שווא.
- סיום וחתימה - את סיום המכתב הקדישו לאיחולי הצלחה בהמשך הדרך. חתמו את המכתב בפרטים מלאים של שולח/ת המכתב: שם מלא, תפקיד בחברה ושם החברה.
מכתב דחייה - דוגמאות
דוגמא למכתב דחייה עקב מציאת מועמד/ת מתאים/ה יותר
נושא: עדכון בנוגע למשרת מנהל סניף
שלום דווייט שרוט,
ברצוננו להודות לך על התעניינותך במשרת מנהל סניף בחברתנו ועל הזמן שהקדשת לתהליך המיון. אנו מעריכים את המאמץ וההשקעה שלך, ומתרשמים מאוד מכישוריך ומהידע שהצגת במהלך התהליך.
לאחר בחינה מעמיקה של כלל המועמדים, החלטנו להמשיך בתהליך עם מועמד/ת אחר/ת אשר מתאים/ה באופן מיטבי לצרכים של התפקיד.
אין לנו ספק שהניסיון והיכולות שלך יהיו נכס משמעותי במקומות אחרים. אנו מזמינים אותך להישאר מעודכן במשרות שיפורסמו בעתיד באתר החברה שלנו, ונשמח לשקול את מועמדותך למשרות נוספות.
אנו מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך הדרך, ומודים לך שוב על הזמן והמאמצים שהשקעת.
בברכה,
מייקל סקוט
מנהל סניף
דאנדר מיפלין
דוגמא למכתב דחייה לאחר החלטה להמשיך עם מועמד/ת פנימי/ת מתוך החברה
נושא: עדכון על סטטוס המועמדות שלך לתפקיד מנהל סניף
לכבוד: דווייט שרוט,
שלום רב,
קודם כול, אנו רוצים להודות לך על כך שהקדשת מזמנך בתהליך הגיוס שלנו למשרת מנהל סניף.
לאחר בחינה מעמיקה של כלל המועמדים ושל התאמתם לדרישות התפקיד ולצורכי החברה, החלטנו בסופו של דבר להמשיך עם מועמד פנימי. החלטה זו אינה מעידה בשום אופן על כישוריך וניסיונך המקצועי, אלא נובעת מתוך שיקולים ארגוניים וחשיבה מחדש על צורכי המערכת.
אנו מעריכים מאוד את המאמץ שהשקעת בתהליך ואת הנכונות שהפגנת להצטרף אלינו.
בהצלחה בהמשך,
מייקל סקוט
מנהל סניף
דאנדר מיפלין
דוגמא למכתב דחייה למועמד/ת שכישוריו/ה אינם מתאימים לתפקיד
נושא: עדכון בנוגע לתהליך הגיוס למשרת מנהל סניף
דווייט שרוט שלום רב,
ראשית, אנו רוצים להודות לך על כך שהקדשת מזמנך והשתתפת בתהליך הגיוס למשרת מנהל סניף.
לאחר תהליך בחינה מעמיק של התאמת המועמדים לתפקיד ולדרישותיו, הגענו למסקנה שהפרופיל המקצועי שלך אינו תואם באופן מלא את הצרכים הספציפיים של התפקיד.
חשוב לנו להדגיש כי התרשמנו מאוד מהידע ומהיכולות שהפגנת בתהליך, ואין ספק שיש ברשותך מיומנויות עבודה טובות וניסיון עשיר.
אנו מעריכים מאוד את המאמץ שהשקעת במהלך המיונים ונשמח להיות בקשר בעתיד במקרה שתיפתח משרה שתתאים יותר לניסיונך וליכולותיך.
מאחלים לך הצלחה רבה בהמשך הדרך ומודים לך על כך שבחרת להתעניין ולהגיש מועמדות לחברתנו.
בברכה,
מייקל סקוט
מנהל סניף
דאנדר מיפלין
דוגמא למכתב דחייה עקב ביטול המשרה
נושא: עדכון בנוגע לתהליך הגיוס לתפקיד מנהל סניף
שלום דווייט שרוט,
ברצוננו להודות לך על הגשת מועמדותך למשרת מנהל סניף בחברת דאנדר מיפלין.
אנו מעריכים את הזמן והמאמצים שהשקעת בתהליך הגיוס לחברה שלנו. עם זאת, לאחר בחינה מחודשת של צרכינו הארגוניים, החלטנו בשלב זה שלא להמשיך באיוש המשרה.
אנו מקווים כי בעתיד נוכל ליצור עימך קשר בנוגע למשרות אחרות שיהיו רלוונטיות עבורך.
בכבוד רב,
מייקל סקוט
מנהל סניף
דאנדר מיפלין
איך בינה מלאכותית יכולה לשדרג את תהליך הגיוס שלכם? | מערכת גיוס עובדים - הדרך הבטוחה לגיוס איכותי | מערכת המיון של מכון נועם
השאירו פרטים או התקשרו: 03-5377361
למעלה