לסרב באלגנטיות - מכתב דחייה

מה זה מכתב דחייה?

מכתב דחייה הוא מכתב שבו יש הודעה רשמית מטעם המעסיקים עבור מועמדים שלא התקבלו למשרה שהתמיינו אליה. המכתב מספק הבהרה ברורה על סיום תהליך המיון בין הצדדים בצורה מכבדת ועניינית. במכתב נהוג לעיתים גם להודות למועמדים על הזמן שהשקיעו בתהליך ועל הנכונות שהראו להתקבל למשרה. המכתב יישלח למועמדים לא יאוחר מ-14 יום לאחר שהמשרה אוישה.

מכתב דחייה - דוגמא

מבנה וניסוח של מכתב דחייה  

מכתבי דחייה צריכים להיות קצרים וקולעים - חצי עמוד לכל היותר. אז אומנם עליכם לנסח רק כמה שורות בודדות, אבל אתם צריכים לוודא שהן מתייחסות לכל הפרמטרים הנדרשים ממכתב דחייה רשמי. סיכמנו לכם כאן את כל מה שצריך להיות כתוב במכתב דחייה, כדי שתוכלו לנסח בקלות מכתב כזה בעצמכם.

1. נושא המכתב - כבר מהכותרת הנמענים שלכם צריכים להבין במה מדובר, למשל "עדכון בנוגע למשרה... או "תודה על הגשת מועמדותך למשרה...".
2. פנייה אישית - ציינו בתחילת המכתב את שם המועמד או המועמדת. גם כדי לתת נימה אישית יותר למכתב, וגם כדי שיהיה ברור מי הנמען ושלא נפלה טעות.
3. הבעת תודה - התחילו את המכתב במילות הערכה ותודה על כך שהמועמדים התעניינו במשרה.
4. הודעת ההחלטה - הבהירו בצורה ברורה כי תהליך המיון הסתיים כיוון שהמועמדים נמצאו לא מתאימים לתפקיד, אל תשאירו מקום לספק. השתמשו בהסבר כללי (החלטנו להמשיך עם מועמד/ת אחר/ת) והימנעו מירידה לפרטים או העברת ביקורת כלשהי.
5. הבעת הערכה - מכתבי דחייה הם לא משהו שנעים לקבל, לכן כדאי להשתדל לרכך אותם עם מילות הערכה חיוביות. הוסיפו כמה מילים טובות על היכולות וההתרשמות החיובית שלכם מהמועמדים. כן, גם אם מדובר במועמד שממש לא חיבבתם. 
6. פתח להמשך - אם באמת התרשמתם מהמועמדים, תוכלו להוסיף עידוד להגשת מועמדות עתידית. שימו לב שאתם מנסחים זאת בצורה שאינה מתחייבת מדי, למשל לא כדאי לכתוב "אנו שומרים את הפרטים שלך אצלנו כדי ליצור איתך קשר בעתיד". למה? ראשית, אם לא קיבלתם את האישור לכך, אתם לא רשאים לשמור את פרטי המועמדים שלכם; ושנית, מהמשפט משתמע שאתם תיצרו קשר בהמשך, מה שעלול ליצור רושם מוטעה ולייצר תקוות שווא. 
7. סיום וחתימה - את סיום המכתב הקדישו למילות הערכה אחרונות ואיחולי הצלחה בהמשך הדרך. חתמו את המכתב בפרטים מלאים של שולח המכתב: שם מלא, תפקיד בחברה ושם החברה.

מכתב דחייה - זה גם אינטרס שלכם

אז נכון שהחוק מחייב אתכם לשלוח מכתב דחייה, אז על פניו החוק מהווה סיבה מספיק טובה. אך לשליחת המכתב יש חשיבות שהיא מעבר לחובה החוקית, והיא משרתת גם אתכם ואת מקום העבודה.

למה חשוב לשלוח מכתב דחייה?

מוניטין טוב - תקשורת פתוחה ומכבדת מצידכם תשאיר בקרב המועמדים רושם חיובי על מקום העבודה. מוניטין טוב יחזק את המיתוג החיובי של העסק שלכם וגם יכול לעודד מועמדות ומועמדים נוספים לחפש אצלכם עבודה, אחרי שישמעו מאחרים שתהליך הגיוס היה מכבד ומקצועי.

יחסים טובים - אין לדעת מתי ואיך תפגשו שוב את המועמדים שלא קיבלתם. אתם יכולים לפגוש אותם שוב בעתיד בתור לקוחות פוטנציאליים, מועמדים למשרות אחרות ואפילו כשותפים עסקיים. מכתב דחייה מכבד ישאיר פתח חיובי להמשך יחסי עבודה בעתיד.

שקיפות והוגנות - גם אם החיפושים שלכם תמו ואתם יכולים לחוש הקלה - שאר המועמדים עדיין נמצאים בציפייה ואי ודאות. חוסר תגובה מצידכם יכול להתפרש כזלזול וחוסר רצינות, שמבחינתם מעיד על התנהלות החברה כולה ועל ערכיה. מכתב דחייה הוא ביטוי ליחס הוגן כלפי כל אחד מהמועמדים.